Perfil de un instructor de capacitación y sus características

Características de un buen instructor

Cuando hablamos de instruir o capacitar también nos referimos al papel del instructor. Sabemos que el instructor es aquel que adoctrina, adiestra, enseña o forma a otra u otras personas para que aprendan algo y lo realicen, ya que lo necesitan para ejecutar actividades que dependen de alguna metodología determinada que solo aquel que esté capacitado en su totalidad podrá desempeñar de forma exitosa.

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Sabemos que las capacitaciones se han de planear con anticipación a través de un plan de capacitación especializado mediante el uso de teoría y práctica, que contará con las herramientas necesarias para las actividades que estarán desarrollando durante el tiempo que dure la capacitación.

El instructor o capacitador toma su papel como profesor para hacer todo lo posible para que aquellos que estén en el programa, aprendan adecuadamente la estructura de cada proceso y puedan desarrollar las habilidades que requiere aquel puesto de trabajo o aquel programa. Si lo vemos desde el papel del miembro que necesita capacitación, queremos que el instructor no sea aquel maestro aburrido que carece de empatía, que no escucha las opiniones de los demás participantes, o aquel que solo habla de sí mismo y de sus vivencias como si lo que está haciendo no es de su agrado.

Hay muchos tipos de instructores de los que se pueden hablar, aún y cuando el plan esté bien estructurado y todos los temas sean relevantes, si el instructor no puede sacar lo mejor de cada tema o no lo comunica adecuadamente, el objetivo de esta no se cumplirá y podrían quedar dudas, vacíos de información o incluso el participante sentirá que aprendió poco.

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Dicho lo anterior, queremos compartir ciertas técnicas o cambios para que, si estás comenzando como instructor o vas a instruir a alguien en algo, pueda mejorar tu rol como instructor.

¿Cómo ser un buen instructor? Competencias de un instructor de capacitación

Para poder decir que alguien es buen instructor, existen competencias y cualidades que como persona que imparte temas especializados debe emplear para atraer la atención de todos y lograr cumplir con la capacitación.

Primeramente el instructor debe ser alguien que comunique eficientemente cada tema del que va a hablar y se entusiasme por ello. Te recomendamos practicar tu expresión oral y los ademanes que realices, ya que la comunicación no verbal también es importante.

Como instructor debes estar presentable y controlar cada movimiento, sobre todo con los brazos para que el miembro escuchante no se distraiga con lo que estás haciendo, especialistas siempre recomiendan practicar la oratoria frente al espejo para que visualices tu boca y vayas gesticulando mejor y mejorando tu habla.

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Algo importante además de saber hablar y expresarse eficazmente, un instructor debe de ser sumamente organizado con cada tema. Aprende de cada uno de los temas de los que vas a hablar, si es necesario que busques ejemplos para comprender mejor cada apartado, ¡hazlo! Así será más fácil explicar al otro lo que queremos decir.

No podemos enseñar si no sabemos de lo que estamos hablando y en esta ocasión lo que va a hacer la improvisación es perjudicarnos, porque no son temas de los que puedas saber sin antes haber investigado con antelación.}

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Acerca del Perfil de un Capacitador o Instructor:

Ser un especialista experto

La formación adecuada es un factor para poder llamarnos especialistas, adquirir conocimientos a través de diplomados, webinars, talleres, etc. Ser expertos requiere tiempo, dedicación y esfuerzo, sobre todo si buscamos apoyar a otros con lo que nosotros sabemos y podemos compartir para que pueda ayudar a ser más amena la capacitación.

Aquel que es buen instructor siente empatía por el aprendizaje de los demás y busca las maneras para que cada uno no se quede atrás en el tema, conoce de lo que está hablando y si no es un instructor como tal certificado para dar capacitaciones, pero si es alguien que va a enseñar algo, tiene que tener conocimientos previos.

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Promueve la participación de la audiencia

Pregunta, durante la capacitación, haz pausas para preguntar si existen dudas y hasta ahora que han aprendido, así puedes darte cuenta si alguien está al tanto o alguien se está quedando atrás en los temas, es necesario propiciar la confianza para que el participante no se sienta intimidado y no quiera participar por voluntad propia.

Si es necesario regresar al tema anterior, también puedes hacerlo, pero toma en cuenta el tiempo porque cada minuto cuenta, incluso puedes plantear con antelación diversas preguntas que realizarás en cada tema, ayudará a estar más relajado y generar conversación e interés por lo que se está hablando.

Administración y manejo del tiempo

Una de las características de los capacitadores más importante es la de administrar bien el tiempo, como lo mencionamos anteriormente cada minuto es importante porque tenemos que tener un inicio y un fin en cada sesión, por lo que no podrás hablar de todos los temas en una sola.

Como instructor deberás administrar tu tiempo en cuanto a lo que va a durar cada sesión, ya sea una hora, dos o hasta seis horas, para saber que sí vas a decir, que ejemplos vas a dar o cuánto tiempo va a durar cada práctica. Si vas a dar algún receso o tiempo para conversación entre los participantes, todo dependerá de ti y de tu plan, sin embargo no debes de olvidar que debes usar el tiempo que dispones de la mejor manera.

Igual cuando solo se trata de enseñarle algo a una sola persona, usualmente tenemos otras ocupaciones, por lo que hay que tomarse el tiempo de agendar juntas, para conversar acerca del tema y aclarar dudas. Si es necesario realizar la actividad en conjunto, hay que hacerlo para un mejor entendimiento.

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Si tomamos en cuenta estos puntos que te compartimos, te darás cuenta que mejorarán tus habilidades como instructor y te forjarán también como líder porque podrás desarrollarte más ante las personas y los temas que compartes con ellos.

Ciertas habilidades personales se trabajan con el tiempo y la experiencia de tu trabajo, más las capacitaciones que brindes son las oportunidades para ello. Para poder tener retroalimentación de los participantes, te recomendamos realizar encuestas de evaluación, así podrás enfocarte en lo que necesitas mejorar para los siguientes programas que vayas a brindar en un futuro o en su caso preguntarles qué les pareció el programa, etc.

Existen diferentes formas para retroalimentación. Ciertamente estos puntos te pueden ayudar aunque no seas un instructor, también te ayudan para cuando tienes a cargo gente a la que vas a delegar actividades, porque para enseñar nuevos procesos necesitas; tiempo, comunicación, conocimientos previos, hablar elocuentemente y prepararte para poder enseñar lo que es realmente importante.

¿Qué hay de los apoyos visuales?

Los apoyos visuales son el uso que le podemos dar a videos, presentaciones con el uso de herramientas como Power Point, Canva, imágenes, etc. Sirven para digerir más fácil todo el contenido que se proporciona junto a la teoría. Si eres un jefe de trabajo y debes delegar actividades a otro colaborador, también puedes hacer uso de estas herramientas que faciliten la comprensión de lo que va a estar realizando en su área de trabajo.

Toma en cuenta estos consejos:

Al hacer uso de apoyos visuales como comúnmente se utiliza una presentación, es muy importante seleccionar el estilo, colores y tipografía adecuadas para hacer legible la presentación lo más que se pueda. Una presentación que utiliza demasiados colores o tipografías difíciles provocará que la información que contiene la diapositiva no sea entendible para el participante.

Estructurar adecuadamente el contenido de cada una, recuerda que una presentación con demasiada información se ve saturada y puede cansar al lector inmediatamente, haciendo que éste pierda el interés por seguir leyendo.

En el caso del uso de imágenes en la presentación, deberás escoger las que sean más coherentes con lo que estás compartiendo. Imagina la situación en la que estás hablando acerca de técnicas para aumentar las ventas: puedes colocar imágenes acorde a ventas, vendedores o incluso con el contenido que está en la diapositiva, si se habla de estrategias de comunicación efectiva. Siempre hay que colocar algo que haga coherencia con todo lo demás.

Podrían generar distracciones o confusión, ya que los participantes enfocan su atención a estos elementos pero no a lo que el instructor está diciendo.

Con los videos es similar a las imágenes: deben ser coherentes con todo lo demás, si es relevante o ejemplifica el tema haz uso del video, pero también debes de tomar en cuenta la duración de cada uno, porque como se mencionó anteriormente, el tiempo es primordial y si el video dura más de 10 minutos puede hacer que el tiempo para realizar prácticas sea menor o en su caso el participante podría perder el interés por el video.

También puedes hacer uso de herramientas de edición de video para obtener una parte del video y disminuir el tiempo al solo seleccionar partes cortas que pueden ayudar al tema, siempre y cuando la parte que elegiste cortar del video completo
sea relevante.

Recuerda que estos consejos los puedes adecuar a tu situación y a la forma más conveniente posible para hacer mejorar a otros con tus conocimientos. No olvides que la preparación tanto académica como en el área, son importantes para poder enseñar a otros y brindarles el apoyo para aclarar las dudas que puedan surgir durante el proceso.

Estos puntos también sirven de apoyo para personas que no son instructores como tal, pero sí que tienen que enseñarle algo a otro y no saben por dónde empezar, ni como comunicarlo, toda instrucción requiere de mucha comunicación para poder
lograr el objetivo de que la persona entienda adecuadamente lo que va a estar realizando.

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